L'UCOCE est à la recherche d'un ou d'une Gestionnaire administratif en charge d’organisation des évènements et de contrôle de dossiers.

Ce poste est à pourvoir dans le cadre d'un CDD d'un an, à pourvoir dès le 06/01/2025.

L’unité chargée de l’organisation des comités et des évènements (UCOCE) met en œuvre le savoir-faire opérationnel pour l’organisation logistique de l’ensemble de l’activité de la Direction des opérations scientifiques (DOS), en particulier les comités d’évaluation scientifique. Cette mission est assurée en forte interaction avec les départements scientifiques et l’ensemble des directions et des services de l’ANR.

Mais en  quoi consiste ce poste ? 

Sous la responsabilité hiérarchique de la responsable de l’unité, vous prenez en charge l’ensemble des aspects organisationnels des évènements nationaux et internationaux (comité de sélection des projets, réunion de suivi, colloque, séminaire) portés par la direction des opérations scientifiques de l’ANR.

Il s’agit notamment d’organiser et de gérer les missions des personnes invitées par l’ANR (membres de comités d’évaluation et experts invités) ainsi que des agent.es de l’ANR, et de s’assurer de la gestion des frais associés.

Dans le cadre de ce poste, vous devrez :

- Mettre en œuvre l’ensemble des aspects généraux nécessaires au bon fonctionnement d’un évènement scientifique ;

- Prendre en charge les aspects spécifiques au métier ANR : relations avec les membres de comité d’évaluation et les experts invités, gestion des convocations, invitations, ordres de missions, réservations de voyages, d’hôtels et de restauration, défraiements, indemnisations, etc. ;

- Assurer la gestion des frais de missions des agents de l’ANR et membres de comités directement avec les missionnaires dans l’outil « Notilus » ;

 
- Prendre en charge le traitement et le contrôle des dossiers de paiement des membres et des experts

- Créer les bons de commande ANR, suivre les devis et les facturations ;

- Traiter et suivre des dossiers en cours jusqu’à leur clôture. 
 

Intéressé.e par les missions ? Venez découvrir le profil recherché !

Pour attirer notre regard, vous devez :

- Être titulaire d’un diplôme en assistanat de direction ou en gestion administrative ;

- Avoir une expérience en organisation logistique de réunions et d'évènements, gestionnaire généraliste ou administratif ;

Pour nous conquérir, vous devez:

- Maîtriser les outils bureautiques (Office Microsoft) ;

- Avoir connaissance de SAP et de l’outil Notilus serait un atout ;

- Connaitre l’environnement scientifique (apprécié) ;

- Maîtriser l’anglais (oral/écrit) ;

 
- Faire preuve de rigueur et de réactivité, d'autonomie et de polyvalence.

- D'’un bon sens de l’organisation.

- Etre en capacité à travailler en équipe, qualités relationnelles et rédactionnelles.

Vous êtes toujours intéressé.e par ce poste ? Alors une seule chose reste à faire : postuler !

Pour un profil ayant deux ans d'expérience : 26.013 € brut annuel équivalent à 1.790 € net mensuel avant impôts.

Pour un profil expérimenté avec 5 ans d’expérience : 26.391 € brut annuel équivalent à 1.820€ net mensuel avant impôts.
 

Pour un profil expérimenté avec 10 ans d’expérience : 27.560 € brut annuel équivalent à 1.900€ net mensuel avant impôts.

Si votre candidature est sélectionnée parmi d'autres, vous aurez un entretien avec le service recruteur, suivi d'un entretien RH. Dans certains cas, un 3ème entretien peut avoir lieu.

Dans le cadre de l'entretien RH, il vous sera demandé (sauf exceptions) de répondre à des questionnaires d'évaluation Assessfirst : l’objectif étant d’apprendre à mieux vous connaitre et donner les clés de votre épanouissement professionnel à votre futur manager.

Nous essayons toujours de répondre (même via des emails automatiques) à vos candidatures ; si vous avez été reçu en entretien vous recevrez une réponse personnalisée qu'elle soit positive ou négative.

L’ANR s’est engagée, avec la signature d’une charte de prévention de la santé au travail et de la prise en compte du handicap, à mener une politique volontaire.

Si vous bénéficiez d’une RQTH, la DRH sera présente pour vous écouter, vous informer et vous accompagner durant tout votre contrat. Tout d’abord, nous prenons contact avec vous afin de vous proposer avant votre prise de fonction, un rendez-vous avec notre médecine du travail. L’objectif ? Connaître vos besoins en aménagement de poste de travail si besoin. Cette RQTH peut rester confidentielle, entre nos deux correspondantes handicap et vous mais si vous le souhaitez, votre manager peut être mis au courant. 

Tous nos agent.es et manageurs/manageuses sont sensibilisé.es au handicap à travers un module e-learning obligatoire ainsi qu’à travers ainsi qu’à travers plusieurs activités (Duo days, conférence soutenue par des experts, newsletters sur le handicap et des ateliers sur les différentes formes de l’autisme, la dyspraxie, dysgraphie etc.)

De plus, nos deux correspondantes handicap sont accompagnées par le Cabinet Pidiem, qui pourra vous aider dans le montage ou dans le renouvellement de votre dossier RQTH.

Votre handicap nécessite des rendez-vous médicaux ? l’ANR vous propose des autorisations spéciales d’absence afin que vous puissiez vous y rendre sans que cela soit sur votre temps personnel.

Finalement, le handicap à l’ANR n’en est pas un !

L’ANR a, dès 2017, inscrit son engagement pour l’égalité entre les femmes et les hommes dans son plan d’action puis dans sa charte de déontologie et d’intégrité scientifique.

Une référente égalité a également été nommée ayant pour mission de mettre en place un plan d’action égalité au sein de l’Agence. 

Le plan d’action actuel porte sur la période 2020-2023 et s’organise autour de trois grands domaines : la culture et l’organisation ; la gestion des ressources humaines ; le financement de la recherche.

Dans le cadre de cette démarche et à des fins exclusivement statistiques, nous sommes amenés à vous demander le genre auquel vous vous rattachez. Cette information n'est en aucun cas prise en compte dans l'évaluation de votre candidature et aucun recruteur n'a accès à cette information.

Vous venez d'être recruté.e ? Soyez rassuré.e ! L'ANR a mis en place un parcours d'intégration.
Tout d'abord, lors de votre première journée ANR, vous aurez l'occasion de rencontrer votre équipe autour d'un café ou encore d'un repas au restaurant inter-entreprise.
Vous rencontrerez votre gestionnaire RH lors d'une présentation détaillée du fonctionnement de l'ANR afin que vous ayez toutes les clés en main pour débuter cette nouvelle aventure ! De plus il vous sera remis un livret d'accueil afin de connaître au mieux l'agence et ses secrets…
Dès votre première journée, la DSI vous remettra votre matériel informatique.
La DRH qui à cœur de vous accompagner, vous proposera dès votre arrivée, des formations pour votre prise de poste.
Vous aurez également l'occasion de participer à la JINA ! La journée d'intégration des nouveaux arrivants. Au menu, l'historique de l'ANR, une présentation par la direction générale, des jeux d'équipe afin d'apprendre à tous vous connaître mais surtout de remporter la victoire !
Bien entendu, l'intégration ne s'arrête pas à cela et la DRH l'a bien compris. Nous mettons un point d'honneur à ce que vous vous sentiez accompagné.e. Pour cela, nous avons mis en place un on-boarding qui comprend des questionnaires à compléter à différentes périodes. L'objectif est de voir l'évolution de votre intégration et satisfaction. Un RDV avec un.e RH permettra également de nous donner votre ressenti et donc une occasion pour nous RH, de nous améliorer !