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Assistant de département scientifique H/F


Détail de l'offre

Informations générales

Référence

2018-51  

Date de début de diffusion

19/11/2018

Categorie de l'offre

Standard

Description du poste

Intitulé du poste

Assistant de département scientifique H/F

Contrat

CDD

Fourchette de salaire

25-35 k€

Description de la mission

Si vous êtes intéressé(e) par le secteur public de la recherche et en particulier par l'assistanat , alors postulez à cette offre !

 

L’assistant(e) aura des missions diverses, notamment, assister le responsable du département scientifique et son équipe dans leurs missions, participer à l’organisation des évènements scientifiques pris en charge par la « cellule d’organisation, sélection et suivi des évènements scientifiques » et contribuer à la bonne image de l’agence vis-à-vis des interlocuteurs externes.

Tâches de secrétariat :

  • Superviser la ligne et gérer les appels téléphoniques du responsable de département
  • Traiter et suivre le courrier du responsable de département
  • Gérer l’agenda du responsable de département : organiser des rendez-vous et des réunions (contacts en interne et externe par mails ou téléphone)
  • Organiser et traiter les missions du responsable de département, des responsables scientifiques et des chargé(e)s d’activités scientifiques
  • Gérer les fournitures (suivi du stock + passation de commandes)
  • Réserver les salles de réunions

Contribution à la sélection et au suivi de l’appel à projets générique (ou d’autres instruments de financement) :

  • S’assurer de la publication d’un appel à projets
  • Organiser un ou deux Comités de Pilotage Scientifiques Défis (CPSD) :
  • Logistique (réservation de salles, commandes de plateaux-repas, accueils/pauses café, préparation des documents nécessaires à la réunion, etc.)
  • Prise en charge des membres du CPSD (billets, hôtels, remboursements de frais)
  • Préparer la liste des membres et s’assurer de sa publication
  • Prendre en charge et suivre les expertises relatives aux divers comités (Relance, alerte auprès du CAS…)
  • Le cas échéant, examiner la recevabilité des projets
  • Suivre les dépôts des rapports d’évaluation dans le système d’information
  • S’assurer de la publication des résumés des projets financés

Contribution à la sélection et au suivi de l’appel à projets générique :

  • Organiser un ou deux Comités d’Evaluation Scientifiques (CES) ou équivalent en fonction de la charge de travail au sein du département scientifique
  • Constituer les dossiers relatifs au paiement des expertises réalisées et des indemnités des membres dudit comité dans le cadre de l’appel à projets générique

L'Assistant(e) aura différents interlocuteurs:

  • internes : Départements scientifiques, Direction des opérations scientifiques, Direction des ressources humaines, Direction du conventionnement et du financement, Présidence direction générale
  • externes : Communauté scientifique

 

Nous recherchons un contractuel pour une durée de 5 mois, à partir de Janvier 2019.

Profil

Vous êtes titulaire BTS assistant de direction avec des connaissances de l’environnement scientifique ? Vous avez les compétences citées ci-dessous ?

Compétences transverses :

  • Bureautique / Applicatifs informatiques : maîtrisé
  • Rédaction : maîtrisé
  • Communication écrite : maîtrisé

Compétences métiers :

  • Conception et gestion des supports de communication : fondamental
  • Gestion administrative : confirmé
  • Secrétariat : expert

Compétences linguistiques :

  • Français courant
  • Anglais opérationnel

Alors candidatez vite, ce poste est fait pour vous !

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Ile-de-France, Paris (75)

Lieu

50 avenue Daumesnil, 75012

Critères candidat

Langues

Anglais (2- Niveau professionnel)